E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2027 und 2028 gilt
Die E-Rechnungspflicht trifft jeden Handwerksbetrieb, der für Firmen arbeitet. Hier steht kurz und verständlich, was wann gilt, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie ohne Stress umstellen.
Die Fristen auf einen Blick
- Seit 01.01.2025E-Rechnungen empfangen
Jeder Betrieb muss E-Rechnungen von anderen Firmen annehmen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
- Bis 31.12.2026Papier und PDF noch erlaubt
Rechnungen an Firmen dürfen noch auf Papier oder (mit Zustimmung des Kunden) als PDF verschickt werden.
- Ab 01.01.2027Pflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen Rechnungen an Firmen als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier oder PDF (mit Zustimmung) nutzen.
- Ab 01.01.2028Pflicht für alle
Jede Rechnung an eine Firma muss eine E-Rechnung sein – egal wie groß Ihr Betrieb ist. Die allgemeinen Übergangsregeln enden.
Die wichtigsten Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, das Buchhaltungsprogramme automatisch lesen können. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reine Daten) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten). Ein normales PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung.
Wer ist betroffen?
Alle Rechnungen von Firma zu Firma (B2B) im Inland – also auch an Hausverwaltungen, Bauträger, Architekten oder andere Handwerksbetriebe. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Welche Umsatzgrenze zählt?
Für 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG – das kann vom Umsatz in BWA oder Jahresabschluss abweichen. Im Zweifel fragt man die Steuerberatung.
Und am Bau?
Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 beanstandet die Finanzverwaltung derzeit nicht, wenn bei Bauleistungen im strukturierten Teil nur die Gewerke mit ihren Summen stehen – vorausgesetzt, das ausführliche Leistungsverzeichnis hängt lesbar an und ist dort referenziert.
Abschläge und Schlussrechnung?
Abschlags- und Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht gestellt wurden, müssen nicht neu als E-Rechnung kommen. In der Schlussrechnung dürfen die erhaltenen Abschläge laut BMF bis 30.06.2030 in einer Summe abgezogen werden, mit Details im Anhang.
So stellen Sie um
- 1Jetzt: Empfang prüfen
Wohin kommen Rechnungen Ihrer Lieferanten? Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und eine Software, die XRechnung lesbar macht, reichen.
- 22026: Ausstellung umstellen
Nutzen Sie die Zeit bis zur Pflicht, um Angebote, Abschläge und Schlussrechnungen schon jetzt als E-Rechnung zu schreiben. Dann gibt es keinen Stichtag-Stress.
- 3Mit der Steuerberatung abstimmen
Klären Sie Umsatzgrenze, Kleinunternehmer-Status und wie die Daten in DATEV ankommen.
E-Rechnung mit Rechnungsbau
Rechnungsbau schreibt jede Rechnung als ZUGFeRD (EN 16931) und XRechnung – vom Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung mit Einbehalt und Skonto. Aufmaß und Regiebericht fließen direkt in die Rechnung, Ihre Steuerberatung bekommt das DATEV-Paket.
19 € im Monat zzgl. USt., Team inklusive. Keine Kreditkarte.
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026, u. a. BMF-Schreiben vom 15.10.2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.